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Il contesto normativo

In Italia, per gli atti pubblici telematici, è richiesto un formato specifico di PDF noto come PDF/A (A sta per “Archivio”).
La versione adottata più recente è la PDF/A-3, basata su PDF 1.7, mentre la versione PDF/A-1, la più attualmente diffusa, è più datata e si basa su PDF versione 1.4.
Questo formato è una versione del PDF standardizzata (ISO 19005), pensata per l’uso nell’archiviazione a lungo termine di documenti elettronici.
Il PDF/A assicura che il documento possa essere riprodotto esattamente nello stesso modo, indipendentemente dal software o sistema operativo utilizzato in futuro.
Questo requisito è stabilito dal DPCM del 3.12.2013, che definisce le specifiche tecniche per la formazione, la trasmissione e la conservazione dei documenti informatici.
Il formato PDF/A è regolato a livello europeo e viene adottato negli stati membri per la pubblicazione di documenti ufficiali.
Le pubblicazioni nel “Gazzetta Ufficiale” dell’Unione Europea, ad esempio, sono realizzate in formato PDF/A per garantire la loro validità legale nel tempo.
Questa pratica assicura che i documenti pubblicati siano autentici e non alterabili, incrementando la sicurezza e la fiducia nei documenti elettronici ufficiali.

PDF/A è uno standard internazionale (ISO19005), sottoinsieme dello standard PDF, appositamente pensato per l’archiviazione nel lungo periodo di documenti elettronici.

Tale standard garantisce che il documento sia visualizzabile sempre allo stesso modo, anche a distanza di tempo e con programmi software diversi.

Caratteristiche del formato PDF/A:

Conservazione a lungo termine:
il formato è progettato per garantire che i documenti rimangano leggibili e inalterati per lungo tempo, eliminando le dipendenze da software esterni per la visualizzazione dei contenuti.
Completa autosufficienza:
i file PDF/A devono essere completamente autosufficienti, il che significa che tutto ciò che è necessario per visualizzare il documento correttamente è incorporato nel file stesso. Questo include font, colori e altre informazioni.
Restrizioni:
Il formato vieta l’uso di caratteristiche non fisse come i collegamenti esterni e gli elementi esecutivi (ad esempio, JavaScript), che potrebbero non essere disponibili o funzionanti nel futuro.
Standardizzazione:
Il PDF/A segue gli standard ISO 19005-1:2005 per il PDF/A-1, ISO 19005-2:2011 per il PDF/A-2, e ISO 19005-3:2012 per il PDF/A-3.
Come sopra accennato, il PDF/A-1 si basa sul formato PDF 1.4, il PDF/A-2 e il PDF/A-3 su PDF 1.7.

Applicazione negli atti pubblici telematici:

Per gli atti pubblici telematici, come documenti ufficiali, contratti, comunicazioni legali e documentazione amministrativa, l’uso del formato PDF/A è preferito o richiesto per garantire l’integrità e la conservazione del documento nel tempo.
Le versioni PDF/A-1, PDF/A-2 e PDF/A-3 sono comunemente utilizzate, con PDF/A-3 che permette di incorporare altri formati di file all’interno del documento PDF, rendendolo utile per applicazioni che richiedono l’incorporamento di dati in formati originali.

Implementazione e verifiche:

Per creare un documento in formato PDF/A, è possibile utilizzare numerosi strumenti di creazione PDF che supportano questa normativa, come Adobe Acrobat Pro, LibreOffice, o altri software specifici di gestione documentale che includono l’opzione di salvataggio in formato PDF/A.
È importante verificare che il documento rispetti le specifiche PDF/A utilizzando strumenti di validazione disponibili (tantissimi on line, PDF Forge uno di più noti, e poi naturalmente Adobe Acrobat Pro, i vari software specializzati per gestire i PDF, o se devo solo fare il check se lo è o meno, senza dover correggere la cosa, mi basta verificare sulle proprietà del documento), garantendo così che il file sia conforme agli standard richiesti per gli atti pubblici telematici in Italia.